Bir müşteriyi tek kayıt üzerinden takip edin. İletişim bilgisi, işlem geçmişi ve paket haklarını bir arada tutun; yorum yerine tarihli ve somut işlem notları kullanın.
1. İlk kayıtta yalnızca gereken bilgiyi alın
İsim ve uygun iletişim bilgisiyle başlayın. Sadece yeni bir form açıldığı için aynı müşteriyi tekrar kaydetmeyin; önce mevcut kaydı arayın. Benzer isimli kişilerde iletişim bilgisini müşteriyle doğrulamak, yanlış geçmiş üzerinden işlem yapılmasını önlemeye yardımcı olur.
Kayıt alanlarını ihtiyaca göre kullanın. Operasyon için gerekmeyen kişisel bilgileri toplamak veya gereksiz ayrıntıları notlara yazmak düzeni iyileştirmez. Müşteriye hangi bilgiyi neden istediğinizi anlaşılır biçimde açıklayın. Bu rehber bir hukuki uygunluk değerlendirmesi değildir.
2. İletişim, geçmiş ve notu birbirinden ayırın
Telefon ve e-posta iletişim alanlarında, tamamlanan işlemler randevu geçmişinde, hizmete yönelik açıklamalar ise tarihli notlarda tutulmalıdır. Böylece telefon numarası değiştiğinde eski işlem notlarını aramak zorunda kalmazsınız. Ekip aynı bilgiyi farklı biçimlerde yazmak yerine aynı düzeni kullanabilir.
‘Memnun değildi’ gibi yoruma açık bir cümle yerine müşterinin belirttiği konuyu ve yapılan işlemi yazın. Örneğin ‘12 Ekim: sonraki randevu için akşam saati istedi; saat seçenekleri görüşülecek.’ Bu yaklaşım kaydı daha anlaşılır yapar ve sonraki çalışan için somut bir adım bırakır.
| Bilgi | Nerede tutulmalı? | Örnek |
|---|---|---|
| İletişim | Müşteri bilgileri | Güncel telefon veya e-posta |
| Gerçekleşen işlem | Randevu geçmişi | Cilt bakımı — tamamlandı |
| Hizmet notu | Tarihli müşteri notu | Bir sonraki görüşmede saat tercihi sorulacak |
| Kalan hizmet hakkı | Müşteri paketi | 8 toplam, 3 kullanılan, 5 kalan |
3. Randevu öncesi kısa bir geçmiş kontrolü yapın
Müşteri gelmeden son randevusuna, devam eden paketine ve hizmetle ilgili notlarına bakın. Bu kontrol, müşteriye aynı soruları gereksiz yere tekrar sormayı azaltabilir. Ancak geçmiş kaydı bugünkü tercihin yerine koymayın; değişmiş olabilecek bilgiyi müşteriden doğrulayın.
Birden fazla personel aynı müşteriyle çalışıyorsa kişisel hesaplar kullanmak, ortak kayıt düzenine yardımcı olur. Hangi bilgiyi kimin görmesi gerektiğini ayrıca değerlendirin. Notların gizli olduğunu veya sadece belirli kişilere açık olduğunu, sistemin yetki davranışını kontrol etmeden varsaymayın.
4. Görüşme sonrası kaydı kısa ve somut tutun
Gerçekleşen işlemi tamamlandı olarak işleyin, paket bağlantısını kontrol edin ve bir sonraki görüşme için gerekli notu ekleyin. Uzun bir sohbet dökümü yerine işlem tarihi, gözlenen durum ve sonraki adımı yazmak daha kullanışlıdır. Müşteri adı veya işlem adını değiştirirken başka kayda müdahale etmediğinizi kontrol edin.
Tüm takipleri zihinde tutmak yerine işletmenize uygun kısa bir gözden geçirme rutini belirleyin. Son görüşmede sonraki randevusu konuşulan müşterileri kayıtlardan kontrol edin. Otomatik mesaj gönderimi olmayan bir uygulamada bir kayıt açmak, müşteriye bildirim gittiği anlamına gelmez.
5. Eski kayıtları taşırken kontrollü ilerleyin
Önce yaklaşan randevusu ve devam eden paketi olan müşterileri düzenleyin. Aynı kişinin tekrar kayıtlarını tespit edin; birleştirme veya silme işleminden önce geçmişi doğrulayın ve yedeğinizi kontrol edin. Tüm arşivi bir gecede aktarmak yerine küçük bir grupla başlamak, ekip için kayıt düzenini deneme fırsatı verir.
Günlük kontrol listeniz
- Yeni kayıt öncesinde mevcut müşteri arandı mı?
- İletişim bilgisi güncel ve doğrulanmış mı?
- Randevular ve paketler aynı müşteriye bağlı mı?
- Notlar tarihli, somut ve hizmet için gerekli mi?
- Bir sonraki görüşme için gerekli adım belli mi?
Bu işleyişte BeautyPlan’ın yeri
BeautyPlan’da müşterinin iletişim bilgilerine, randevularına, paketlerine ve notlarına müşteri detayından ulaşabilirsiniz. Yönetici ve personel hesaplarıyla aynı işletmenin kayıtları üzerinden çalışabilirsiniz. Otomatik Instagram DM toplama veya WhatsApp mesaj gönderimi bu sürümün bir parçası değildir; müşteri kaydı ile dış kanallardaki iletişimi ayrıca yönetmeniz gerekir.
Ürün örneğini incele →Sık sorulanlar
Eski müşterilerimi bir anda taşımam gerekir mi?
Önce aktif paketleri ve yaklaşan randevuları olan müşterilerle başlayabilirsiniz. Aktardığınız bilgiyi eski kayıtla karşılaştırın; silme veya birleştirme öncesi geçmişi doğrulayın.
Müşteri notuna ne yazmalıyım?
Hizmeti sürdürmek için gerekli, tarihli ve somut bilgiyi yazın. İletişim bilgisini ilgili alanda, paket bakiyesini paket kaydında tutun; gereksiz kişisel ayrıntılardan kaçının.