Her randevu için müşteriyi, işlemi, süreyi ve kaynağı netleştirin. Gün içindeki değişiklikleri aynı takvime işleyin; planlanan randevuyu gerçekleşen işlemden ayırın.
1. İşlem süresini hazırlıkla birlikte belirleyin
Takvime yalnızca uygulama süresini yazmak, arka arkaya gelen müşterilerde gecikme yaratabilir. Hazırlık, cihazın temizlenmesi ve müşterinin odadan çıkması için gereken zamanı ayrıca düşünün. Örneğin 30 dakikalık bir uygulama için 10 dakika hazırlık gerekiyorsa kaynak 40 dakika meşgul olabilir. Bu süreler temsili örnektir; kendi hizmet akışınızı ölçerek karar verin.
Hizmet adlarını tutarlı kullanın. Aynı işlemin bir kayıtta ‘cilt’, başka bir kayıtta ‘bakım’ olarak yazılması günlük planı okumayı zorlaştırır. İşlem türü, süre ve gereken kaynak için kısa bir hizmet listesi hazırlamak iyi bir başlangıçtır.
2. Personel uygunluğu ile kaynak kapasitesini ayırın
Personelin boş olması tek başına randevu için yeterli değildir. Kullanılacak cihaz, yatak veya oda da uygun olmalıdır. İki cihaz bulunan bir odanın kapasitesi ile tek yatak bulunan bir odanın kapasitesi aynı değildir. Personelin aynı anda birden fazla müşteriye hizmet vermesi ise hizmetin yapısına bağlı ayrı bir karardır; cihaz kapasitesinden otomatik olarak çıkarılamaz.
Örnekte iki cihazlı bir oda için 10:00’da iki randevu planlanabilir; üçüncü talep için farklı saat veya kaynak gerekir. Herhangi bir yazılımın bunu otomatik engellediğini varsaymayın. Kendi kurulumunuzda eşzamanlı randevu davranışını test edin ve personel ihtiyacını ayrıca kontrol edin.
| Kaynak | Örnek kapasite | Kontrol edilecek konu |
|---|---|---|
| Tek yataklı bakım odası | 1 | Oda ve işlem süresi |
| İki cihazlı uygulama odası | 2 | Cihaz sayısı ve personel uygunluğu |
| İki masalı tırnak alanı | 2 | Masa ve hizmet verecek personel |
3. Randevuyu tek bir kayıtta tamamlayın
Talebi alırken müşterinin adını, iletişim bilgisini, işlemi, tarih ve saati, süreyi, kullanılacak kaynağı ve varsa paket bağlantısını kaydedin. Müşteriye verdiğiniz saat ile ekip takvimindeki saatin aynı olduğunu kontrol edin. Mesajdaki bir değişikliği yalnızca sohbet içinde bırakmayın; takvimi de güncelleyin.
Günün başında kısa bir ekip kontrolü yapın: ilk müşteri kim, uzun işlemler hangileri, özel hazırlık gereken randevu var mı? Bir kişinin tuttuğu defteri herkesin ayrı ayrı yorumlaması yerine aynı güncel planı esas alın.
4. İptal, gelmeme ve tamamlanmayı ayrı takip edin
İptal edilen bir randevu ile müşterinin gelmediği bir randevu farklı bilgi verir. Tamamlanan randevu ise gerçekten yapılmış işlemi gösterir. Bu durumları ayrı kaydetmek hem takvimi hem müşteri geçmişini anlaşılır tutar. İptal politikanızı müşteriye baştan açıklayın; sonuçlarını kayıt düzeninizle tutarlı uygulayın.
Bir randevuyu iptal ettikten sonra saatin gerçekten yeniden kullanılabilir olduğunu kontrol edin. Paketli işlemlerde seansın yanlışlıkla kullanılmış sayılmadığını da inceleyin. İptal veya gelmeme durumunda seans düşme kararını tahminle bırakmayın; işletme kuralınızı açıkça belirleyin.
5. Gün sonunda beş dakikalık kontrol yapın
Açık kalan randevu durumlarını tamamlayın, ertesi günün kaynaklarını kontrol edin ve değişen saatleri müşterilerle netleştirin. Bu küçük kapanış rutini, ertesi sabah eski bilgiyle işe başlamanızı önler. Amaç her ayrıntıyı rapora çevirmek değil, ekibin güvenebileceği güncel bir takvim oluşturmaktır.
Günlük kontrol listeniz
- Hizmet süreleri ve hazırlık payları tanımlı mı?
- Oda, cihaz ve personel uygunluğu kontrol edildi mi?
- Saat değişikliği ana takvime işlendi mi?
- Randevu durumu gerçekleşen işlemi doğru gösteriyor mu?
- Ertesi gün için kaynak ve müşteri bilgileri hazır mı?
Bu işleyişte BeautyPlan’ın yeri
BeautyPlan’da randevuları takvimden görüntüleyebilir, kaynaklarla ilişkilendirebilir ve tamamlandı, iptal veya gelmedi durumlarını takip edebilirsiniz. Ekibiniz için yönetici ve personel hesapları kullanılabilir. Otomatik WhatsApp veya SMS hatırlatması bu sürümde bulunmuyor. Demo sırasında kendi oda ve cihaz düzeninizle randevu akışını birlikte kontrol edebiliriz.
Ürün örneğini incele →Sık sorulanlar
Defterden dijital takvime geçerken nereden başlamalıyım?
Önce kaynakları ve hizmet sürelerini netleştirin. Yaklaşan randevuları aktarın, ekiple saatleri kontrol edin ve güncel plan için tek bir kayıt yerini esas alın.
İki cihaz varsa aynı saatte iki randevu verebilir miyim?
Cihaz kapasitesi uygunsa mümkün olabilir; personel ihtiyacını ve işlemin nasıl yürütüldüğünü ayrıca değerlendirin. Kullandığınız sistemin kapasite davranışını kendi kurulumunuzda test edin.