Toplam hak, kullanılan seans ve kalan seansı ayrı tutun. Planlanan randevuyu seans kullanımıyla karıştırmayın; her kullanımın hangi pakete ait olduğunu belli edin.
1. Paketi müşteriye ait ayrı bir kayıt olarak açın
Paket adını, hizmet türünü, toplam seans sayısını ve varsa başlangıç ya da kullanım süresi kuralını netleştirin. Aynı müşterinin birden fazla paketi olabilir. Örneğin cilt bakımı paketi ile lazer paketi aynı bakiye üzerinden takip edilmemelidir. Paket adının ekip tarafından kolay ayırt edilmesi, yanlış seans düşülmesini önlemeye yardımcı olur.
Bir hizmet paketi ile yazılım aboneliği de farklıdır. Müşterinizin sekiz seanslık hizmet hakkı, salonunuzun BeautyPlan kullanım süresiyle aynı şey değildir. Kayıtlarda ve müşteriye yapılan açıklamalarda bu iki kavramı ayırın.
2. Üç sayıyı birlikte kontrol edin
Temel hesap kalan seans = toplam seans − kullanılan seans şeklindedir. Örneğin sekiz seanslık bir pakette üç işlem tamamlandıysa beş hak kalır. Gelecek haftaya planlanan randevu, henüz gerçekleşmediği için tamamlanan işlemlerden ayrı değerlendirilmelidir.
Eski kayıtları sisteme taşırken başlangıç kullanımını doğru belirleyin. Sekiz seanslık bir paketin üçü daha önce yapıldıysa paketi sıfır kullanım ile açmak yanlış bir bakiye gösterir. Aktarım tarihinde toplam ve kullanılan sayılarını defterinizle karşılaştırın; bu kontrolü müşteri bazında yapın.
| Olay | Toplam | Kullanılan | Kalan |
|---|---|---|---|
| Paket açıldı | 8 | 0 | 8 |
| Üç işlem tamamlandı | 8 | 3 | 5 |
| Yeni randevu planlandı | 8 | 3 | 5 |
3. Randevuyu doğru pakete bağlayın
Bir müşterinin iki aktif paketi varsa yalnızca adına bakmak yeterli olmaz. İşlemin hizmet türünü ve kullanılacak paketi kontrol edin. ‘Bugünkü işlem hangi paketten düşecek?’ sorusu randevu başlamadan yanıtlanmış olmalıdır.
Seans düşme işlemini iki farklı yerden tekrar yapmamaya dikkat edin. Örneğin sistem pakete bağlı randevu tamamlandığında kullanım işliyorsa aynı işlem için ayrıca elle seans kullanımı girmek iki kez sayılmasına yol açabilir. Kullandığınız iş akışını ekiple birlikte netleştirin.
4. İptal ve hatalı kayıt için açık bir kural belirleyin
İptal edilmiş veya gelinmemiş bir randevunun paketten düşülüp düşülmeyeceği işletmenizin müşteriye açıkladığı kurala bağlıdır. Önce bu kuralı belirleyin, sonra uygulamanın kaydını buna göre kontrol edin. Yalnızca takvim renginden seans kullanımı sonucu çıkarmayın.
Yanlış paketten seans düşüldüğünde önce müşteriyi ve işlem tarihini doğrulayın. Önceki sayıyı, düzeltmenin nedenini ve yeni bakiyeyi kayda geçirin. Sadece sayıyı değiştirip açıklamayı kaybetmek, sonraki kontrolde aynı sorunun tekrar yaşanmasına neden olabilir.
5. Kalan hakları müşteri görüşmesinde netleştirin
İşlem sonrasında kullanılan ve kalan seansı kontrol ederek bir sonraki randevuyu konuşun. Müşteriyle ekibin gördüğü sayının aynı olması önemlidir. Haftalık kısa bir kontrolde özellikle yeni açılan, aktarılmış ve düzeltilmiş paketlere bakın; bu kayıtlar hata ihtimali açısından daha fazla dikkat gerektirir.
Günlük kontrol listeniz
- Paket adı ve hizmet türü açık mı?
- Toplam ve kullanılan seans eski kayıtlarla eşleşiyor mu?
- Randevu doğru pakete bağlandı mı?
- Aynı işlem iki kez kullanılmış sayılmadı mı?
- İptal ve düzeltme sonrası bakiye kontrol edildi mi?
Bu işleyişte BeautyPlan’ın yeri
BeautyPlan müşteri paketlerinde toplam, kullanılan ve kalan seansların birlikte görülmesini sağlar. Pakete bağlanan bir randevu tamamlandığında ilgili seans kullanımı işlenir. Kurulumda mevcut paketlerin başlangıç sayılarını kontrol etmek ve ekibin aynı işlemi tekrar kaydetmesini önleyecek bir rutin oluşturmak gerekir. Bu rehber, yazılım aboneliği veya ödeme onayı anlatmaz; salon müşterisinin hizmet haklarını ele alır.
Ürün örneğini incele →Sık sorulanlar
Planlanan randevu seans kullanımı mıdır?
Planlama ile tamamlanan hizmeti ayrı tutmak gerekir. BeautyPlan’da pakete bağlı randevu tamamlandığında seans kullanımı işlenir.
Müşterinin iki paketi varsa nasıl takip etmeliyim?
Her paketi ayrı kaydedin. Randevunun hizmet türünü ve hangi paket hakkını kullanacağını işlem öncesinde kontrol edin.